Avvocati, quali sono gli adempimenti antiriciclaggio?

Manca poco al Natale, e come ogni anno, è già iniziata la caccia al regalo perfetto; ma quando tempo, denaro e idee scarseggiano, a venire in aiuto, si sa, è il riciclaggio … Attenzione però! Perché se è lodevole quello dei rifiuti, e tollerato quello dei regali, è, invece, un reato quello di “denaro sporco”, tanto da esistere una normativa ad hoc contenuta in un complesso sistema di fonti a livello internazionale, comunitario e nazionale.

Ma procediamo con ordine.

Avvocati, gli adempimenti antiriciclaggio e le direttive europee.

La prima direttiva europea in materia risale al 1991: obbligava gli Stati membri a combattere il riciclaggio dei proventi da reato connessi al traffico di stupefacenti e riguardava gli enti creditizi e finanziari, cui, l’Italia provvedeva, con il decreto legge n. 143 del 1991, poi convertito con modificazioni nella legge 5 luglio 1991, n. 197.

Nel 2001 la seconda direttiva che definiva i reati gravi che determinano flussi di denaro e precisava la nozione di riciclaggio, inteso come conversione o trasferimento o occultamento o dissimulazione o acquisto o detenzione di beni, denaro o risorse provenienti da attività illecite, a cui è stata data attuazione con il d.lgs. 20 febbraio2004, n. 56.

Poco dopo, nel 2005 la terza, che ha ulteriormente precisato e ampliato i contenuti delle disposizioni precedenti, rivolgendosi non più soltanto ai “proventi di attività illecita”, ma più dettagliatamente ai “proventi di attività criminose e di finanziamento del terrorismo”, a cui è stata data attuazione con il d.lgs. 21 novembre 2007, n. 231 che al momento rappresenta la “normativa antiriciclaggio” in ambito nazionale.

Avvocati, gli adempimenti antiriciclaggio e la normativa nazionale.

Il 25.11.2016 la Commissione antiriciclaggio del Consiglio Nazionale Forense ha fornito sintetiche indicazioni in merito agli adempimenti prescritti dal suddetto decreto legislativo agli Avvocati, precisando l’importanza anche di altri provvedimenti in materia: gli Indicatori di Anomalia e gli Schemi di Anomalia. Inoltre ha puntualizzato che dal 26 giugno 2017 gli Stati Membri dell’Unione Europea saranno tenuti ad implementare la c.d. Quarta Direttiva Antiriciclaggio.

Avvocati, quando si applicano le disposizioni antiriciclaggio.

In virtù dell’art. 12 della legge Antiriciclaggio le disposizioni si applicano agli Avvocati solo quando:

1. compiono in nome o per conto del proprio cliente qualsiasi operazione di natura finanziaria o immobiliare,
2. assistono il proprio cliente nella predisposizione o realizzazione di operazioni riguardanti:

• il trasferimento a qualsiasi titolo di diritti reali su beni immobili o attività economiche;
• la gestione di denaro, strumenti finanziari o altri beni;
• l’apertura o la gestione di conti bancari, libretti di deposito e conti di titoli;
• l’organizzazione degli apporti necessari alla costituzione, alla gestione o all’amministrazione di società;
• la costituzione, la gestione o l’amministrazione di società, enti, trust o soggetti giuridici analoghi.

Avvocati, adempimenti antiriciclaggio. Obblighi.

Circa gli obblighi in capo agli Avvocati si riassumono in:

1. obbligo di identificazione del cliente e del c.d. “titolare effettivo”;
2. obbligo di registrazione e conservazione dei dati relativi al cliente;
3. obbligo di effettuare una segnalazione all’Unità di Informazione Finanziaria (“UIF”) istituita presso la Banca di Italia, qualora l’Avvocato sappia, sospetti o abbia motivi ragionevoli per sospettare che siano in corso o che siano state compiute o tentate operazioni di riciclaggio o di finanziamento del terrorismo;
4. obbligo di formazione del personale e dei collaboratori;
5. obbligo di segnalare al Ministero dell’Economia trasferimenti di denaro contante effettuato a qualsiasi titolo tra soggetti diversi per importi pari o superiori a 3.000,00 Euro.
   Tali obblighi non riguardano le prestazioni eseguite nell’ambito giudiziale, l’attività professionale di recupero crediti e le cause di separazione personale/ cessazione effetti civili e/o scioglimento del matrimonio salvo che nell’ipotesi in cui le parti pervengano ad un accordo nel quale sia prevista una delle attività descritte nell’ambito dell’art. 12, lettera “c”.

Avvocati, adempimenti antiriciclaggio. Obbligo di identificazione.

Circa l’obbligo di identificazione, scatta in tutti i casi in cui sussiste l’obbligo di segnalazione delle operazioni sospette:

• relativamente al cliente riguardo al quale la prestazione fornita abbia ad oggetto mezzi di pagamento, beni od utilità di valore superiore a 15.000,00 Euro o comporti la trasmissione o la movimentazione di mezzi di pagamento di importo pari e superiore a 15.000, 00 Euro, anche mediante più operazioni che appaiono tra loro collegate per realizzare un’operazione frazionata;
• in presenza di operazioni finanziarie;
• in presenza di operazioni di valore indeterminato o non determinabile;
• nel caso di costituzione, gestione o amministrazione di società, enti, trust o strutture analoghe;
• quando vi sono dubbi sulla veridicità o sull’adeguatezza dei dati ottenuti ai fini dell’identificazione di un cliente e consiste nella verifica,  tramite il controllo di un documento d’identità valido e non scaduto, dell’identità del cliente – che dovrà essere fisicamente presente, eccetto alcuni casi – e del soggetto per conto del quale egli eventualmente operi – il cd. “titolare effettivo”.

Nel caso del cittadino extracomunitario sfornito di documento di identità, l‘identificazione può essere fatta tramite il permesso di soggiorno oppure il titolo di viaggio per stranieri rilasciato dalla Questura. Andrà effettuata al momento in cui vi è l’accettazione dell’incarico o entro il momento in cui l’Avvocato inizia a svolgere la prestazione professionale a favore del Cliente, se precedente.

L’obbligo di identificazione non dovrà essere adempiuto se l’avvocato non accetta l’incarico stante il fatto che la legge Antiriciclaggio definisce il cliente come il soggetto al quale l’Avvocato rende “una prestazione professionale a seguito del conferimento dell’incarico”.

In caso di titolare effettivo per l’identificazione l’Avvocato può fare ricorso a pubblici registri, elenchi, atti o documenti pubblicamente disponibili  oppure ad una dichiarazione scritta resa dal cliente in cui quest’ultimo indica – sotto la propria responsabilità – i riferimenti del titolare effettivo.

Tale identificazione avrà luogo contestualmente all’identificazione del cliente.

Qualora il cliente sia una società, l’identificazione del cliente ha luogo attraverso la verifica del potere di rappresentanza della persona fisica delegate alla firma per l’operazione da svolgere.

L’Avvocato dovrà controllare i poteri di rappresentanza mediante una visura camerale e ricevere una copia del documento di identità del legale rappresentante e del titolare effettivo se diversi.

Nel caso in cui l’ incarico provenga da un Collega, l’Avvocato nominato potrà procedere alle formalità di identificazione ordinarie, o potrà ottenere dal collega che conferisce l’incarico un’attestazione in cui il collega mandante attesta di avere lui stesso eseguito gli obblighi previsti in materia di antiriciclaggio congiuntamente ad una copia della documentazione identificativa prevista dalla legge.

Avvocati, adempimenti antiriciclaggio. Obbligo di registrazione.

Circa l’obbligo di registrazione è prevista l’adozione di un archivio “dedicato”, da tenere per gli stessi casi in cui l’Avvocato è tenuto ad assolvere all’obbligo di identificazione del cliente, in cui dovranno essere riportati:

1. le complete generalità, il codice fiscale e gli estremi del documento di identificazione per le persone fisiche;
2. i dati identificativi della persona per conto della quale il cliente opera;
3. l’attività lavorativa svolta dal cliente e dalla persona per conto della quale agisce;
4. la data dell’avvenuta identificazione;
5. la descrizione sintetica della tipologia di prestazione professionale fornita;
6. il valore dell’oggetto della prestazione professionale, se conosciuto.

Per tale adempimento l’art. 38 comma 1 bis indica il termine di 30 giorni dall’accettazione dell’incarico, dall’eventuale conoscenza successiva di ulteriori informazioni o dal termine della prestazione professionale.

I dati e le informazioni contenute nell’archivio andranno conservate per 10 anni dalla conclusione della prestazione professionale.

L’archivio potrà essere tenuto in alternativa in forma cartacea o a mezzo di strumenti informatici e in tal caso la gestione potrà essere affidata dall’Avvocato a terzi a condizione che allo stesso sia assicurato l’accesso immediato e diretto all’archivio. L’Avvocato rimane comunque responsabile dell’adempimento degli obblighi. È possibile passare da un registro ad un altro ma è necessario comunque conservare il vecchio registro, dare una data certa di passaggio e reinserire le pratiche in essere.

Qualora l’attività sia svolta in forma associata è consentito un archivio per tutto lo Studio professionale, purché venga individuato per ogni cliente l’Avvocato responsabile degli adempimenti degli obblighi di identificazione e conservazione.

Stante il fatto che i dati raccolti dal cliente al fine dell’identificazione e gli altri dati da riportarsi nell’archivio sono riconducibili a dati ed informazioni di cui al Codice della Privacy sarà necessario prima del trattamento del dato, che l’Avvocato rilasci al cliente l’informativa di cui all’art. 13 del Codice della Privacy all’interno della quale sarà necessario inserire che i dati forniti potranno essere utilizzati per le finalità previste dalla legislazione in materia di antiriciclaggio. Si applicheranno altresì gli altri obblighi ed adempimenti previsti dal Codice della Privacy in materia di sicurezza e di protezione dei dati personali.

Il registro antiriciclaggio e i dati e le informazioni registrate nel registro della clientela a fini antiriciclaggio andranno consegnate alla Guardia di finanza entro tre giorni.

Avvocati, adempimenti antiriciclaggio. Obbligo segnalazione all’UIF

Circa l’obbligo di segnalazione all’UIF, riguarda ogni operazione del cliente che per caratteristiche, entità, natura o per qualsivoglia altra circostanza conosciuta in ragione delle funzioni esercitate induca l’Avvocato a ritenere – in base agli elementi a sua disposizione, ed altresì tenuto conto della capacità economica e dell’attività svolta dal soggetto cui è riferita – l’avvenuta esecuzione o il sospetto che siano in corso o siano state compiute o tentate operazioni di riciclaggio o di finanziamento del terrorismo. Ciò che è imposto all’Avvocato è un obbligo di continua ed adeguata conoscenza del proprio cliente, con riguardo alle attività da questo svolte, alle sue capacità economiche e alle finalità da questo perseguite. La Legge Antiriciclaggio invita a porre particolare attenzione nel caso di accertamento della qualità di “persona politicamente esposta” in capo al cliente, vale a dire il fatto che il cliente occupi o abbia occupato, in Italia o all’estero, incarichi politici di vertice

Gli strumenti utilizzabili dall’ Avvocato per orientarsi al fine della segnalazione sono sostanzialmente tre: i principi contenuti nella Legge Antiriciclaggio, gli Indicatori di Anomalia contenuti nel decreto ministeriale 16 aprile 2010 e gli Schemi di Anomalia predisposti dall’UIF in relazione a diverse fattispecie, tuttavia questi ultimi strumenti rappresentano  un elemento utile ma non esaustivo ed è compito dell’Avvocato ponderarli nella loro complessità e valutarne la rilevanza alla luce del comportamento del cliente.

L’Avvocato non incorre in responsabilità per la segnalazione all’UIF di un’operazione sospetta che dovrà essere effettuata senza ritardo e, ove possibile, prima del suo compimento e senza informare il cliente – altrimenti commetterà reato.

La trasmissione delle segnalazioni – che rimane riservata – alla UIF avviene in via telematica, tramite il portale Internet INFOSTAT-UIF disponibile sul sito internet dell’UIF (http://uif.bancaditalia.it/adempimenti-operatori/segnalazioni-sos), previa registrazione e abilitazione dell’Avvocato segnalante al sistema con le modalità indicate con apposite istruzioni disponibili sul sito internet. L’Avvocato segnalante deve comunicare, inter alia, i dati del segnalante; i dati del soggetto segnalato e, qualora il cliente operi per conto terzi, anche i dati di quest’ultimo soggetto; le informazioni sull’operazione oggetto di segnalazione e i motivi del sospetto.

Avvocati, adempimenti antiriciclaggio. Obblighi di formazione.

Sono previsti obblighi di formazione per i collaboratori che fanno parte dello Studio con riferimento ovviamente alla normativa antiriciclaggio per assicurare, con continuità e sistematicità, la conoscenza aggiornata della stessa.

Avvocati, adempimenti antiriciclaggio. Violazioni e sanzioni.

Infine, in caso di violazioni degli obblighi antiriciclaggio,  ecco le relative sanzioni amministrative:

1. il mancato assolvimento degli obblighi di identificazione è punito con la sanzione amministrativa compresa tra 5000,00 e 30000,00;
2. il mancato assolvimento degli obblighi di registrazione ovvero la registrazione tardiva o incompleta sono puniti con la sanzione amministrativa compresa tra 5000,00 e 30000,00 Euro (in seguito alla depenalizzazione operata dal d.lgs. 8/2016, con decorrenza dal 6 febbraio 2016);
3. l’adempimento degli obblighi di identificazione e registrazione con mezzi fraudolenti, idonei ad ostacolare l’individuazione del soggetto che ha effettuato l’operazione è punito con la sanzione amministrativa compresa tra 10000,00 e 50000,00 Euro (in seguito alla depenalizzazione operata dal d.lgs. 8/2016, con decorrenza dal 6 febbraio 2016);
4. la violazione dell’obbligo di istituire il registro della clientela ai fini antiriciclaggio è punita con la sanzione amministrativa pecuniaria da 5.000,00 a 50.000,00 Euro;
5. la violazione dell’obbligo di segnalazione delle operazioni sospette, salvo che il fatto non costituisca reato (e cioè concorso nei reati di riciclaggio e favoreggiamento personale) è punita con la sanzione pecuniaria dall’1% al 40% del valore dell’operazione non segnalata;
6. la violazione degli obblighi informativi nei confronti della UIF è punita con una sanzione pecuniaria da 5.000,00 a 50.000,00 Euro.

Insomma, gli adempimenti non mancano, e in attesa del recepimento della Quarta Direttiva, nonché del Natale, l’ammonimento è lo stesso: attenti al riciclaggio!

Iolanda Giannola